一般財団法人國學院大學院友会　個人情報保護基本方針

一般財団法人國學院大學院友会

　一般財団法人國學院大學院友会（以下「本会」という。）は、「個人情報の保護に関する法律」に基づく個人データの適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を定めます。

１.本会の名称・住所・代表者氏名

    一般財団法人國學院大學院友会

    〒150-0011　東京都渋谷区東四丁目12－8　

２.関係法令・ガイドライン等の遵守

    本会は、個人情報の保護に関する法律その他の法令及び個人情報保護委員会のガイドラインその他の規範を遵守して、個人データの適切な取扱いを行います。

３.個人情報の取得

    本会は、個人情報を取得する際には、利用目的を公表または通知し、また直接本人から書面（電磁的記録を含む）に記載された個人情報を取得する場合には、あらかじめ利用目的を本人に明示し、適正な手段によって取得いたします。

    本会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、適正に個人情報を利用いたします。

４.個人情報の利用目的　

    本会は、以下の目的で個人情報を利用します。

（１）会員に関する情報

　　・会員の情報管理

　　・院友会、支部総会およびOB会や同期会を含む諸会合等の案内および連絡

　　・院友会報、図書、物品等の発送

　　・会費の徴収とこれに関する諸連絡

　　・寄付金の依頼とこれに関する諸連絡

　　・在学生支援とこれに関する必要とされる連絡、通知

　　・講演会、講習会、研究会、懇親会、コンサート等の開催のための講師、参加者の特定および連絡と通知

（２）お客様に関する情報

　　・講演会、講習会、研究会、懇親会、コンサート等の開催のための講師、参加者の特定および連絡と通知

５.個人情報の共同利用について

　 本会は、國學院大學の卒業生の情報を以下のとおり共同利用させていただきます。

（１）個人情報の項目

         会員番号、氏名、旧姓、生年月日、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス、卒業・修了期、卒業学部・学科・研究科、勤務先・役職

（２）共同利用者

         学校法人國學院大學

（３）利用目的

　　　卒業生の情報管理、機関紙送付、在学生支援・連絡、大学の告知物の発送

６.個人情報の第三者提供について

    本会は、以下のいずれかに該当する場合を除き、お預りした個人情報を第三者に提供いたしません。

（１）事前に同意をいただいた場合

（２）利用目的の達成に必要な範囲内において外部委託した場合

（３）人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、事前に本人の同意を得ることが困難である場合

（４）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、事前の同意を得ることが困難である場合

（５）国または地方公共団体などが法令の定める事務を実施する上で、協力する必要がある場合であって、事前の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

（６）上記共同利用者に対して提供する場合

７.安全管理措置に関する事項

    本会は、個人データについて、漏えい、滅失またはき損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、個人データを取り扱う従業者や委託先に対して、必要かつ適切な監督を行います。

    取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに取扱方法を決め、「個人情報保護に関する規程」を策定しています。

【組織的安全管理措置】　

・個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者や当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報の保護に関する法律や本会の個人情報護に関する規程等に違反している事実または兆候を把握した場合の連絡体制を整備しています。

・個人データの取扱状況について、責任者による点検を実施しています。

【人的安全管理措置】

・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。

・個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

【物理的管理措置】

・個人データを取り扱う区域を管理し、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する装置を実施しています。

・個人データを取り扱う機器、書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

【技術的安全管理措置】

・アクセス制御を実施、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。　

※個人情報 安全管理措置

８.個人情報の開示等の請求について

    本会は、個人情報の開示・訂正・利用停止・消去等のご要望があったときは、所定の申請用紙と本人確認書類を提出いただき、本人確認後、すみやかに対応いたします。本基本方針に関してご質問がある場合や、開示・訂正・利用停止・消去等の請求をされる場合は、以下９のお問い合わせ・苦情等相談窓口にご連絡ください。

９.お問い合わせ・苦情等相談窓口

    本会における個人データの取扱いに関するご質問や苦情・相談等につきましては、下記の窓口にご連絡ください。

１０.不服の申し立てについて

（１）本人は、請求の措置についての不服をはじめとして、個人データの取扱いについて苦情がある場合、不服申立審査会に対して不服の申し立てをすることができます。

（２）不服申立審査会は、遅滞なく事実を調査し、調査の結果および措置の勧告を会長に報告します。

（３）会長は、審査会の報告を受けて、とるべき措置について決定を行い、その決定を本人に通知します。

（４）不服の申し立ては、所定の申請用紙と本人確認書類を提出いただきます。書面の宛先は、「会長」として本会事務局に提出してください。

以上

保有個人データ（開示・訂正・削除等）請求書　・　不服申立書